SEMP: El nuevo sistema estadístico de Anddes Argentina para fortalecer la planificación y control de proyectos
En Anddes Argentina, desde el área de Planificación y Control de Proyectos (PyCP), asumimos el compromiso de mantener altos estándares de precisión y seguimiento en la gestión de recursos para los proyectos en curso y los presupuestados a futuro. Bajo mi jefatura, y con el valioso aporte de profesionales como Diego Pinasco (Analista de Control de Proyectos), hemos desarrollado el Sistema Estadístico de Monitoreo de Proyectos (SEMP), junto con otras funciones complementarias que se detallan a continuación.
El objetivo principal de esta iniciativa fue proporcionar a las diferentes gerencias información clara, confiable y en tiempo real, que sirva de base para la toma de decisiones comerciales, administrativas y operacionales. Con ello buscamos asegurar un desempeño óptimo y resultados alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
El área tiene asignadas una serie de funciones clave vinculadas al acompañamiento de los distintos proyectos de la empresa, estructuradas según los siguientes ejes estratégicos:
- Crecimiento económico
Contribuye al seguimiento del desempeño financiero mediante la elaboración de un Reporte Mensual de Resultado Económico (Margen Bruto) y la información mensual de la evolución de ingresos a través de curvas de avance. - Fidelización de clientes
Con el objetivo de fortalecer la relación con nuestros clientes y asegurar la correcta ejecución de los proyectos, el área debe llevar a cabo una reunión semanal con las distintas áreas involucradas, enfocada en el seguimiento del cumplimiento de la Estructura de Desglose de Trabajo (ED), la Lista de Entregables (LE) y el Cronograma (CRO). Asimismo, debe actualizar semanalmente los tiempos comprometidos, asegurando la trazabilidad y cumplimiento de los hitos pactados. - Mejora de procesos internos
Como parte del proceso de mejora continua, se contempla la elaboración trimestral de estimaciones de ingresos (para el próximo trimestre, semestre y año completo), junto con la generación de un informe mensual sobre la carga de hoja de tiempo (SCP) de toda la empresa, supervisando su correcta implementación. Además, el área desarrolla formatos y procedimientos de trabajo interno, alineados con los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión (SIG). - Innovación y eficiencia operativa
Para promover la innovación y optimización de recursos, se requiere un seguimiento mensual de indicadores clave de control de proyectos (ingresos, presupuesto y gastos), apoyado en tableros de Power BI. También se realiza un seguimiento semanal del estado de proyectos mediante herramientas como Excel y Project, definición de márgenes de capacidad instalada que permitan una mejor planificación y utilización de los recursos disponibles. - Desarrollo del equipo humano
Finalmente, el fortalecimiento del equipo es un eje prioritario. Se incluye el diseño de un plan de carrera y capacitación para el analista de Control de Proyectos, con formación específica en Power BI y Excel Avanzado; la realización de una reunión mensual de gastos entre los GPs y jefaturas de área para revisar el uso eficiente de recursos; la definición de una descripción de puesto clara y objetiva para el rol de analista, que permita evaluar su desempeño con criterios concretos; y la organización de capacitaciones internas dirigidas a las distintas áreas con el fin de comunicar los avances en materia de planificación.
La invención del sistema SEMP se compone de diversos tableros de control:
- Estado de Proyectos e Ingresos
- Comparativa de Contratos Activos vs. Ejecutados
- Análisis de Objetivos Anuales
- Pareto de Ingresos por Cliente y por Proyectos
- Saldos y Ubicación de Proyectos
- Control de HH
- Estatus Administrativos
- KPIs de Márgenes
- Distribución de Gastos de los Proyectos
- Índice de Gastos Indirectos
- Informe del Sistema de Control de Proyectos (SCP) por Área
- Usuarios, Actividades y Facturables
- Capacidad Instalada
- Disponibilidad de HH/USD
Esto se logró en el tiempo y forma establecidos, mediante el diseño y desarrollo de tableros de control que hoy funcionan como una herramienta clave para la medición de KPIs, el ordenamiento y gestión de datos en tiempo real, la planificación y el control de proyectos, así como la recopilación de información vinculada a los procesos de certificación. Además, estos tableros permiten visualizar de manera clara y accesible los resultados obtenidos a partir del análisis de toda la información recolectada.
Con base en lo expuesto anteriormente, desde el Área de PyCP destacamos el alcance, la relevancia y el orgullo de haber alcanzado objetivos que permiten visualizar con precisión la salud funcional de la empresa. Esto facilita establecer recomendaciones y criterios sólidos para la correcta ejecución de los proyectos, evitando desviaciones en tiempo, costos e ingresos y reduciendo al mínimo los márgenes de error. El uso de esta herramienta permite, además, que las distintas gerencias puedan anticiparse y tomar decisiones preventivas, fomentando una cultura de trabajo basada en el análisis estadístico alineado con los requerimientos iniciales de cada proyecto.
Uno de los logros más significativos asociados a su implementación es el compromiso asumido por la Alta Gerencia en el desarrollo y uso activo de los tableros de control y monitoreo de proyectos, lo que facilita la toma de decisiones asertivas y funcionales, en beneficio tanto de Anddes Argentina como, indirectamente, de sus clientes.
Johnny Serra
Jefe de Planificación y Control de Proyectos
Anddes Argentina